Llei General de Subvencions i BDNS per a entitats del tercer sector: publicitat, terminis i justificació (actualització 2024–2025)

La Llei General de Subvencions justificació ONG no és un tràmit final opcional: és l'eix que connecta la sol·licitud, l'execució del projecte i la rendició de comptes davant la Hisenda pública. Per a associacions i fundacions a Espanya, el marc central és la Llei 38/2003, de 17 de novembre, General de Subvencions, desenvolupada en control i justificació pel Reial Decret 130/2019. La Base de Dades Nacional de Subvencions (BDNS), accessible via Infosubvenciones, materialitza l'exigència de transparència sobre convocatòries i concessions.

Aquest article resumeix què ha de conèixer el tercer sector per complir sense sotracs: moments del cicle de vida de l'ajut, documentació crítica, interacció amb auditors i errors que dispara els reintegraments.

Cicle de vida d'una subvenció pública

1. Convocatòria i concessió

L'administració publica bases i convocatòria amb criteris objectius de valoració. La concessió crea drets i obligacions: import, termini d'execució, condicionants tècnics i forma de justificació.

Per a ONG, la decisió interna de sol·licitar ha de quedar registrada (junta directiva o patronat) quan el compromís supera llindars estatutaris.

2. Execució

Les despeses han de ser elegibles, efectives, imputables al període i documentades. Les activitats han de seguir la memòria aprovada excepte modificacions autoritzades.

3. Justificació

Presentes comptes justificatius, informes d'activitats i indicadors segons la convocatòria i el RD 130/2019. L'administració pot requerir aclariments, visites o auditoria externa.

4. Control posterior

Els terminis de prescripció i revisió de compliment es poden estendre anys. Conserva expedients complets.

Publicitat, BDNS i transparència

La llei impulsa la publicitat d'ajuts. La BDNS concentra dades de convocatòries i, en molts casos, beneficiaris i imports. Per a la vostra ONG:

• Verifiqueu que la concessió apareix correctament quan correspongui.
• Utilitzeu referències BDNS en expedients interns.
• Compliu obligacions de reconeixement publicitari (logos, mencions en web i materials) segons clàusules.

La transparència no substitueix la justificació, però redueix fricció en controls.

Deures del beneficiari: més enllà del "paperassa"

Principals obligacions pràctiques:

• Destinació correcta de fons a l'objecte subvencionat.
• Separació comptable de projectes subvencionats.
• Conservació de documents (factures, nòmines, contractes, evidències d'activitat).
• Informació veraç en sol·licitud i justificació.
• Col·laboració amb auditors i requeriments de la concedent.

Les fundacions han d'alinear aquestes obligacions amb polítiques de conflicte d'interès i retribucions de patrons quan intervinguin en aprovacions.

Justificació segons el Reial Decret 130/2019

El reglament harmonitza procediments de justificació entre administracions. Elements habituals:

• Memòria o informe d'activitats executades.
• Compte justificatiu amb desglossament econòmic.
• Documentació acreditativa de despeses (factures electròniques quan apliqui).
• Certificats de compliment tributari i amb la Seguretat Social en fases definides.

Bones pràctiques documentals

• Carpeta digital per projecte amb nomenclatura consistent.
• Control d'hores de personal imputat (parts, fulls de temps).
• Evidències de participació (llistes d'assistència anonimitzades, actes).

Anticipa requisits de mitjans electrònics de la seu de l'administració concedent; prova la pujada abans del tancament.

Compatibilitat d'ajuts i estat de minimis

Les ONG acumulen subvencions públiques, donacions privades i, a vegades, ingressos de serveis. La Llei 38/2003 i la normativa d'ajuts d'Estat limiten la superposició sobre el mateix cost.

Abans d'acceptar un segon ajut:

• Revisa reglaments de minimis o de minimis agrupats.
• Documenta cofinançament privat declarat en cada sol·licitud.
• Evita doble comptabilització de despeses de personal.

Reintegraments, interessos i responsabilitat

Motius freqüents de reintegrament al tercer sector:

• Despeses presentades fora de termini d'execució.
• IVA indegudament inclòs com a cost subvencionable.
• Subcontractacions no autoritzades.
• Indicadors no assolits sense causa de força major acreditada.

Designa un responsable de post-concessió diferent del redactor de la memòria si l'equip és petit; redueix errors per cansament.

Relació amb fons europeus canalitzats

Quan la subvenció nacional cofinança fons UE (FSE+, etc.), se sumen regles de visibilitat europea i possibles controls duals nacional/UE. Mantén un mapa d'obligacions per finançador.

Governança interna recomanada per a ONG

Política escrita de gestió de subvencions, encara que sigui breu, facilita la incorporació de nou personal.

Modificacions del projecte i comunicació a la concedent

Durant l'execució poden sorgir canvis de calendari, socis o activitats. La Llei 38/2003 i les clàusules de la convocatòria mefeten entre canvis menors i modificacions substancials. Abans de reorganitzar un projecte subvencionat:

• Consulteu si necessiteu comunicació prèvia o autorització escrita.
• Documenteu acords interns de junta o patronat.
• Actualitzeu cronograma i indicadors en l'expedient de justificació.

La falta de comunicació de canvis rellevants és una causa evitable de tensions en inspecció.

Recursos administratius i via contenciós-administrativa

Si rebeu un reintegrament o sanció que considereu desproporcionat, hi ha terminis estrictes per a recursos. Les ONG solen acudir primer a recurs d'alçada o reposició segons la resolució. Manteniu còpia de la resolució, de l'expedient de justificació i de les comunicacions amb la concedent. L'assessoria especialitzada compensa quan l'import en joc supera el cost de litigar o negociar.

Transparència cap a donants i bon govern

Els certificadors de transparència i els donants corporatius pregunten cada vegada més per controls interns en subvencions públiques. Alineeu la vostra política de conflictes d'interès amb la selecció de proveïdors en projectes subvencionats mefete credibilitat. Publicar a la web un resum anual d'ajuts rebuts (amb enllaç a BDNS quan existeixi) redueix fricció en due diligence de partners internacionals.

Subvencions menors i procediments simplificats

Alguns ajuts d'import reduït mefeten procediments abreujats, però no queden fora de principis de justificació i control. No relaxeu l'arxiu documental per ser "poca quantitat": els reintegraments proporcionals continuen sent possibles i l'efecte reputacional pot ser desproporcionat.

Llista de comprovació de compliment anual

• Inventari de subvencions mefetes i terminis de justificació.
• Revisió de certificats d'Hisenda i Seguretat Social.
• Actualització de registre d'interessos a BDNS si publiqueu ajuts rebuts en memòria de transparència.
• Formació curta a l'equip sobre protecció de dades en llistes de beneficiaris.

Terminis, prescripció i modificacions (pràctica 2024–2025)

La Llei General de Subvencions fixa principis; la convocatòria concreta fixa calendaris. Confondre termini d'execució amb termini de justificació és una causa habitual de reintegrament encara que la despesa fos real i elegible.

Munta un calendari de subvencions amb:

• Fi de presentació (segell de seu electrònica).
• Inici de despesa subvencionable (data de resolució, publicació al BOE/BDNS o dia explícit a les bases).
• Fi d'execució (última factura o activitat admissible).
• Finestra de justificació (dies després de l'execució segons la convocatòria).
• Conservació documental més enllà del mínim legal (recomanació d'assessoria: diversos anys segons el tipus de control).

Si el projecte canvia, evita desvis silenciosos respecte a la memòria aprovada. Moltes convocatòries preveuen modificacions (ampliació de termini, traspàs entre partides) mitjançant sol·licitud motivada abans del fet. Els informes finals que no quadren amb la concessió activen revisions.

El Reial Decret 130/2019 impulsa mitjans electrònics: PDF estructurats, a vegades formats normalitzats, i facturació electrònica quan l'entitat estigui obligada. Prova la seu amb un enviament de prova a meitat de projecte.

Publicitat més enllà de la fila BDNS

La fitxa BDNS mefete transparència registral. Les clàusules de publicitat exigeixen a sovint mencions en web, dossiers, xarxes o materials impresos, amb logos de cofinançament europeu si s'aplica. Guarda captures datades en l'expedient de justificació.

Inspeccions i deure de col·laboració

Les concedents i òrgans de control financer poden demanar mostres, visitar seus o entrevistar l'equip. La llei imposa col·laboració. Prepara traçabilitat indicador → registre d'activitat → línia de l'informe; nòmines que mefeten hores imputades; contractes i albarans alineats amb facturas.

En fundacions, documenta acords de patronat en compres rellevants per demostrar governança.

Subcontractació i tercers

Molts projectes ONG externalitzen serveis especialitzats. Les bases limiten percentatges o exigeixen autorització prèvia. Errors en facturació, pagaments a "autònoms" quan procedeix relació laboral, o encarregats de tractament sense contracte RGPD generen risc de reintegrament i sancions administratives.

Ajuts nacionals i fons europeus

Si la convocatòria a la BDNS cofinança FSE+ o altres fons, suma obligacions de visibilitat de la UE (portal Funding & Tenders) i justificació nacional. Un mapa d'obligacions per finançador evita oblidar un logo o un informe intermedi.

Política interna mínima

Dues pàgines per a la junta o patronat poden definir: qui aprova sol·licituds; marge mínim de cofinançament; nomenclatura documental; prohibició de pujar dades personals a IA no aprovada; terminis d'arxiu. Així el dia a dia encaixa amb la Llei 38/2003 sense llegir el text legal complet en cada campanya.

Conclusió

La Llei General de Subvencions i la BDNS defineixen com les ONG accedeixen, executen i mefeten ajuts públics a Espanya. Internalitzeu el cicle concessió–execució–justificació–control, recolzeu la documentació en el Reial Decret 130/2019, i tracteu Infosubvenciones com a font oficial de traçabilitat. Un compliment disciplinat protegeix la reputació del tercer sector i mefete energia per a l'impacte social que les convocatòries pretenen finançar.